В октябре 2017 года Союз инновационно-технологических центров России выступил со-организатором Европейско-китайской ярмарки деловой и технологической кооперации, прошедшей в городах Чэнду и Циндао в КНР - одной из крупнейших платформ международного экономического взаимодействия в области инвестиций, торговли и технологической кооперации, в рамках которого осуществляется масштабное брокерское мероприятие в формате b2b встреч с участием тысяч компаний из различных стран мира.
Учитывая высокий уровень организации, значительное число участников с российской стороны, исключительно положительные отзывы от участников и наличие благодарственных писем, а также прошедшие и продолжающиеся переговоры и контакты между российскими и китайскими компаниями, организация участия российских предприятий в данном мероприятии может быть приведена в качестве примера лучшей практики в области вовлечения российских малых инновационных предприятий в проекты интернационализации (делового и научно-технического сотрудничества).
Информирование потенциальных участников о предстоящем мероприятии было произведено:
- посредством сети Интернет через публикацию официальной новости на сайтах Союза и проекта EEN, осуществление рассылки информации о мероприятии по адресам электронной почты, включенным в базу данных Союза,
- посредством рассылки физических писем - приглашений, направленных в российские организации, в том числе членам Союза ИТЦ России.
Электронное письмо, предназначенное для информирования потенциальных участников мероприятия с российской стороны, включало в себя официальную брошюру в формате «pdf». Оригинальный вариант брошюры, включающий в себя детальное описание предстоящего мероприятия, был получен у организаторов и в последствии адаптирован для российских участников.
Ниже приведено наглядное сравнение английской (слева) и российской (справа) версии заглавной страницы электронной брошюры.
Основной состав участников российской делегации был сформирован за месяц до первого дня проведения Ярмарки. За две недели до начала мероприятия завершились все стадии согласования, включая вопросы, связанные с оформлением виз. Сотрудники Союза ИТЦ России содействовали потенциальных участникам в получении виз, составив комплексный документ с паспортными данными российской делегации, и предоставив его организаторам для подготовки приглашений, которые использовались в качестве обоснования для получения разрешения на въезд в Китай в визовом центре.
Официальной площадкой для регистрации на брокерское мероприятие был Интернет-портал www.b2match.eu. Сотрудники Союза ИТЦ России оказывали информационную поддержку при регистрации участников, а также достигли договоренностей с китайской стороной о переводе персональных страниц россиян на китайский язык. Таким образом, на страницах отображалась информация как на английском, так и на китайском языках, что повышало шансы на заинтересованность в организации встречи со стороны иностранных компаний. Информация включала описание компании, профиль сотрудничества и контактные данные.
Российская делегация стала одной из наиболее многочисленных (30 участников) по количеству представителей среди участвующих стран, уступив по общему количеству участников в двух городах лишь делегации Италии.
После подтверждения состава участников российской делегации, с каждым из них был установлен персональный контакт по телефону и электронной почте. Была сформирована таблица авиационных перелётов участников из России в КНР и обратно, а также между двумя китайскими городами – местами проведения выставки, список рекомендуемых для участников рейсов.
С организаторами мероприятия с китайской стороны были достигнуты договоренности об обеспечении трансферов представителей российской делегации, сформированная таблица вылетов и прилётов, учитывающая время, дату и номер рейса, была заблаговременно отправлена китайским партнёрам. В аэропорту производились персональные встречи участников мероприятия англоговорящими волонтёрами.
Одним из способов, обеспечивающих оперативную коммуникацию всех участников выставки из числа российской делегации, было использование мобильного приложения - мессенджера для мгновенного обмена электронными сообщениями, и каждый из делегатов заранее получал всю необходимую информацию о предстоящих событиях, мероприятиях и местах встречи, а также мог задавать вопросы куратору или другим делегатам.
Благодаря эффективной организации встреч в рамках брокерских мероприятий, прошедших в двух городах, представители российской делегации смогли провести более 200 встреч с потенциальными китайскими и европейскими партнерами, которые привели к установлению предварительных договоренностей о подписании более 10 контрактов или меморандумов о сотрудничестве.
При подготовке мероприятий сотрудники Союза ИТЦ России придерживались позиции наибольшей продуктивности для всех представителей российской делегации. В этой связи, так как ряд из них можно было отнести к условным тематическим группам, были сформированы группы с индивидуальной программой, такие как группа, связанная в своей рабочей практике с индустриальным инжинирингом. Для нее сотрудниками Союза ИТЦ России были проведены подготовительные работы по со-организации специальной сессии, которая прошла 26 ноября в г. Чэнду (российско-китайский семинар по индустриальному инжинирингу, модератором которого выступила Председатель Комитета по развитию Региональных центров Инжиниринга Союза ИТЦ России Наталья Кириллова, где обсуждались перспективы российско-китайского сотрудничества в области промышленного производства, контроля качества и корпоративного управления).